Lakiasiaintoimisto Aurinkolahden Lain asiakastietorekisterin ja työntekijärekisterin rekisteriseloste
Laatimispäivä 25.5.2018
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
(EU) 2016/679
Tietosuojalaki
Rekistereiden nimet
Asiakastietorekisteri
Henkilökuntarekisteri
Rekisterinpitäjä
Lakiasiaintoimisto Aurinkolahden Laki (jäljempänä ”Aurinkolahden Laki”) on Hamata Oy:n kaupparekisteriin merkitty aputoiminimi, jonka kautta harjoitetaan lakiasiaintoimiston toimintaa. Aurinkolahden Laki on EU:n tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 1 momentin 18 kohdassa tarkoitettu yritys
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Veli-Matti Tala
OTK Luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja
050-412 1283
veli-matti.tala@aurinkolahdenlaki.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilytysaika
Asiakastietorekisteri
Asiakastietorekisteriin kerätään tietoja Aurinkolahden Lain asiakkaista asiakassuhteen ylläpitoa, hallintaa, yhteydenpitoa, laskutusta, markkinointia ja tiedottamista varten sekä palveluiden toimittamista varten. Tietoja käytetään myös asiakkaan suostumuksella asiakastiedotteiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Kerättäviä tietoja ovat asiakkaan nimi, osoite puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Asiakastietorekisteriin ei kerätä palvelutuotannon aikana asiakkaalta saatavia arkaluonteisia henkilökohtaisia tietoja.
Toimeksiantojen suorittamisen yhteydessä asiakkaalta kerätään toimeksiannon suorittamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja ja niitä käsitellään EU:n tietosuoja -asetuksen 6 artiklan 1 momentin a, b ja / tai c kohtien perusteella. Toimeksiantojen yhteydessä kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite ja henkilötunnus. Toimeksiannon yhteydessä tapahtuva henkilötietojen keräys ja käsittely tapahtuu asiakkaan suostumuksella tai sitten asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai tuomioistuimen antaman lakiin perustuvan tehtävän suorittamiseksi (esimerkiksi pesänselvittäjän ja pesänjakajan määräykset perintökaaren ja avioliittolain perusteella sekä selvittäjän ja valvojan tehtävät yrityssaneerauksessa yrityssaneerauslain perusteella). Henkilötietojen uudelleenkäsittelyä tapahtuu ajoittain saman asiakkaan antaman jatkotoimeksiannon yhteydessä.
Toimeksiantojen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely lopetetaan toimeksiannon päättyessä. Toimeksiannosta arkistoidaan toimeksiannon sisällön kannalta keskeiset asiakirjat, jotka osoittavat toimeksiannon aikana suoritetut toimenpiteet.
Arkistoidut toimeksiannot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Henkilökunnasta arkistoituihin asiakirjoihin pääsee käsiksi ainoastaan toimeksiantojen suorittamiseen osallistuneet henkilöt.
Salassapitosopimukset
Aurinkolahden Laki on tehnyt henkilökuntansa kanssa salassapitosopimukset työsuhteen alkaessa ja henkilökuntaa perehdytettäessä on käyty läpi käsiteltävien tietojen luottamuksellisuus ja keinot tietosuojan ylläpitämiseksi.
Henkilökuntarekisteri
Lakiasiaintoimisto Aurinkolahden henkilökuntarekisteri on yhteinen sen pääyhtiön Hamata Oy:n kanssa. Yhteiseen henkilökuntarekisteriin kerätään kaikki eri liiketoimintasektoreiden palveluksessa olevien henkilöiden henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä yhtiön henkilöstö- ja palkkahallinnon hoitamiseksi.
Yhteiseen henkilökuntarekisteriin kerätään osakkaiden ja työntekijöiden tietoja, riippumatta siitä, millä liiketoimintasektorilla henkilö työskentelee. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa lainsäädännön edellyttämä henkilöstö- ja palkkahallinto sekä niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen yrityksessä.
Henkilökuntarekisteriin kerätään työntekijästä seuraavat tiedot: Työntekijän perustiedot (kopio työsopimuksesta) perustietojen lisäksi tiedot työtodistusta varten, mahdollinen ay-jäsenmaksun perintäsopimuksen tiedot, verokortin tiedot, palkasta suoritettavaa ulosottoa koskevat tiedot, työaikalistat, lääkärintodistukset, KELAN / Tapaturmavakuutusyhtiön maksupäätökset sairasloman osalta, palkkojen maksutiedot, lomapalkkavelka henkilöittäin, palkkahallintoon liittyvät vuosi-ilmoitukset.
Yleistä Aurinkolahden Lain käyttämistä tietosuojaratkaisuista
Aurinkolahden Laki käyttää asiakastietojen säilyttämiseen ensisijaisesti Microsoft Office 365 ratkaisua Elisa Oyj:n kautta hankittuna. Elisa Oyj on sitoutunut noudattamaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, huomioimaan tietosuojan kaikessa toiminnassa käyttämällä siihen sopivaa teknologiaa ja tietoturvaratkaisuja sekä toimimaan tavalla joka turvaa henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn.
Aurinkolahden Lain asiakastietoihin pääsy edellyttää kirjautumista ja salasanaa. Kirjautumisesta asiakastietojen käsittelyyn pystytään seuraamaan järjestelmänvalvojan toimesta.
Aurinkolahden Lain verkkosivusto on suojattu SSL-sertifikaatilla. Verkkosivustolla käyneistä kerätään tietoja, joita käytetään tilastollisiin tarkoituksiin liiketoiminnan kehittämiseksi sekä mainontaan ja markkinointiin. Aurinkolahden Lain palveluja markkinoidaan kohdennetuille joukoille potentiaalisia asiakkaita hakukonemarkkinointina sekä sivustolla vierailleille henkilöille useimmiten Display-markkinointina.
Evästeet
Evästeet (cookies) ovat dataa, joka tallentuu sivustoa selaavan kävijän koneelle yleensä muistiksi jo tehdyistä toimista. Esim. sivuston käyttäjän tekemistä valinnoista, täytetyistä yhteystiedoista tai muusta vastaavasta sivuston käyttöä helpottavasta datasta tallentuu monesti eväste. Näiden tietojen avulla voimme kehittää palveluamme ja käyttökokemusta. Joissakin tapauksissa käytämme evästeitä myös tallentaaksemme käyttöä helpottavia asetuksia, kuten esimerkiksi sisäänkirjautumistietoja. Evästeet ovat tavallisia tekstitiedostoja, eivätkä ne vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Evästeet ja Aurinkolahden Laki
Käytämme sivustollamme evästeitä, ja meidän velvollisuutemme on ilmoittaa niistä. Myös kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palvelussamme. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi yhteistyössä olevat mainostajat tai mainosverkostot sekä erilaiset mittaus– ja seurantapalveluiden tarjoajat. Alla listaus käyttämistämme evästeistä ja tietoa siitä, mihin niitä käytämme.
Google Analytics
Google Analyticsin avulla seurataan esimerkiksi sivuston kävijämääriä ja kävijöiden liikkeitä. Tätä dataa ei kuitenkaan pysty yhdistämään keneenkään henkilökohtaisesti. Googlelta saadun tiedon avulla voidaan myös kohdentaa mainoksia.
Ota yhteyttä
Sivuston eri yhteydenottolomakkeet keräävät myös evästeitä. Näissä yhteyksissä myös käyttäjän henkilötietoja tallennetaan, mutta niitä ei koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle ja kaikki tiedot ovat hyvässä turvassa palomuurein ja vahvoin salasanoin suojatussa ympäristössä.
Wordfence
Wordfence on sivuston turvallisuusjärjestelmä, joka muun muassa seuraa sivustolle kirjautumisia, kirjautumisyrityksiä sekä salasanojen palautuksia ja -palautusyrityksiä. Wordfencen avulla voidaan sulkea sivustolta pois käyttäjiä esim. tietyn IP-osoitteen mukaan. Lue lisää Wordfencen käyttämistä evästeistä: https://www.wordfence.com/help/dashboard/options/#disable-cookies.
Yhteenveto
Aurinkolahden Laki kerää kävijöistään dataa. Datan kautta kerättyjä sekä sivuston käyttäjän itsensä antamia henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain Aurinkolahden Lain työntekijöiden toimesta ja niitä säilytetään niin kauan, kun tarpeelliseksi nähdään, ottaen huomioon tietojen käyttötarkoitus. Esimerkiksi uutiskirjeen tilaajien tietoja voidaan säilyttää niin kauan, kun asiakas haluaa uutiskirjeen saada. Käytämme evästeitä niin, ettei kenenkään sivuston käyttäjän yksityisyydensuojaa loukata. Tietoja ei myöskään käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Sivuston käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sen, että sivusto ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla.
Tietojen luovuttaminen
Aurinkolahden Lain asiakasrekisteristä ja henkilökuntarekisteristä luovutetaan henkilötietoja rajoitetusti liiketoiminnan mahdollistamiseksi (palvelujen markkinoimiseksi) yrityksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi seuraavissa tapauksissa:
Aurinkolahden Lain asiakasrekisteristä luovutetaan asiakkaiden henkilö- ja osoitetietoja Posti Oyj:lle, joka on Lakiasiaintoimiston sopimuskumppani kirje- ja asiakirjalogistiikan hoitamisessa. Posti Oyj:lle henkilö- ja osoitetietoja luovutetaan toimeksiantoihin liittyvien asiakirjojen toimittamiseksi asiakkaille.
Aurinkolahden Lain asiakasrekisteristä luovutetaan henkilötietoja asiakkaiden antamien toimeksiantojen laskutuksesta sekä maksamisesta Tilexman Oy:lle, joka on Aurinkolahden Lain sopimuskumppani kirjanpito- ja tilitoimistopalvelujen osalta. Tilexman Oy:lle luovutetaan henkilötietoja myös Aurinkolahden Lain henkilökuntarekisteristä yrityksen lakisääteistä henkilöstöhallintoa- ja palkkahallintoa varten.
Aurinkolahden Lain henkilökuntarekisteristä luovutetaan henkilötietoja Suomen Terveystalo Oy:lle lakisääteisen työterveyshuollon toteuttamiseksi
Edellä olevat tietojen luovutustapaukset ovat säännönmukaisia ja tapahtuvat liiketoiminnan mahdollistamiseksi yrityksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi sekä Aurinkolahden Lain asiakassuhteen ehtojen täyttämiseksi.